Obrigação tributária principal e acessória, entenda a diferença!

O envio das obrigações acessórias é uma responsabilidade que todas as empresas têm perante o governo.

Essas obrigações incluem declarações de impostos, relatórios contábeis e outras informações que devem ser enviadas regularmente. As obrigações acessórias são um conjunto de informações e documentos fiscais que as empresas devem fornecer ao governo, além das obrigações principais, como o pagamento de impostos.

A obrigatoriedade de pagar impostos é uma realidade para todas as pessoas e empresas. Mas você sabia que existem diferentes tipos de obrigações tributárias? Neste post, vamos discutir sobre a obrigação tributária principal e acessória, e como elas se diferenciam. Vamos lá!

O que são obrigações acessórias

As obrigações acessórias são um conjunto de informações e documentos que as empresas devem fornecer aos órgãos fiscais e reguladores para comprovar a regularidade de suas atividades. Essas obrigações visam auxiliar na fiscalização e controle das transações comerciais, garantindo a transparência e a conformidade das operações.

Elas são declarações mensais, trimestrais e anuais, onde constam informações sobre a empresa. Elas devem ser declaradas ao Governo (federal, estadual ou municipal) e tem como principal objetivo que o próprio contribuinte (empresa) declare as informações solicitadas, podendo ser sobre a receita efetivada, os impostos apurados, além da parte trabalhista, quando são declaradas informações sobre a movimentação dos empregados na folha de pagamento e os encargos gerados sobre os salários pagos.

Obrigação tributária principal e acessória, entenda a diferença:

A obrigação tributária principal é aquela em que o contribuinte é obrigado a pagar o imposto devido ao estado, como o Imposto de Renda ou o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Ela representa o dever fundamental do contribuinte de arcar com o ônus financeiro do imposto, ou seja, é a obrigação de pagar o valor estabelecido pela legislação tributária.

Por outro lado, a obrigação tributária acessória é aquela em que o contribuinte precisa cumprir diversas obrigações administrativas, além do pagamento do imposto em si. Essas obrigações podem variar de acordo com o tipo de tributo e a atividade exercida pelo contribuinte, mas geralmente envolvem a emissão de notas fiscais, a entrega de declarações e a manutenção de registros contábeis.

A principal diferença entre as duas está no objetivo e na natureza das obrigações. Enquanto a obrigação principal está relacionada diretamente ao pagamento do imposto, a obrigação acessória está voltada para as ações e procedimentos que garantem a correta apuração, fiscalização e controle dos impostos.

Obrigação Tributária Principal

A obrigação tributária principal é aquela que se refere diretamente ao pagamento do imposto devido. Ela é a obrigação principal do contribuinte perante o Estado e representa o vínculo jurídico que o obriga a pagar um determinado valor em impostos. Por exemplo, quando uma empresa emite uma nota fiscal de venda de um produto, ela está assumindo a obrigação tributária principal de pagar o imposto sobre aquela operação.

Obrigação Tributária Acessória

Já a obrigação tributária acessória é aquela que se refere ao cumprimento de obrigações formais, como a entrega de declarações, documentos ou informações ao fisco. Essas obrigações são necessárias para que o Estado possa fiscalizar e controlar o cumprimento das obrigações principais. Um exemplo comum de obrigação tributária acessória é a entrega da declaração de Imposto de Renda, na qual os contribuintes devem informar seus rendimentos e deduções.

A principal diferença entre as duas está no objetivo e na natureza das obrigações. Enquanto a obrigação principal está relacionada diretamente ao pagamento do imposto, a obrigação acessória está voltada para as ações e procedimentos que garantem a correta apuração, fiscalização e controle dos impostos.

É importante ressaltar que tanto a obrigação tributária principal quanto a acessória são fundamentais para o cumprimento das obrigações fiscais. O não cumprimento adequado dessas obrigações pode acarretar em penalidades, como multas e juros, além de poder gerar problemas com a Receita Federal ou órgãos fiscalizadores.

Quais são as obrigações acessórias?
 

Estabelecidas pelo Código Tributário Nacional, as obrigações acessórias correspondem aos trâmites burocráticos que servirão como base para o pagamento dos tributos e futura fiscalização. Algumas das obrigações acessórias são:
 

• Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço;
• Emissão das guias de recolhimento dos tributos;
• Escrituração dos livros fiscais;
• Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes;
• Demonstrações Contábeis;
• Folha de pagamento, contracheques;
• Confecção e envio das declarações sociais.
   

Atualmente, todas as declarações são enviadas pela internet. Como a maioria das fiscalizações são feitas eletronicamente, as declarações fiscais e sociais são responsáveis pela disponibilização da base de dados das empresas para o cruzamento de informações, possibilitando que o governo descubra possíveis irregularidades.
 

Portanto, o cumprimento de todas as obrigações acessórias deve ser umas das maiores preocupações dos empresários. Não cumpri-las pode resultar em enormes prejuízos para a empresa, através de multas ou paralisação temporária de suas atividades.
 

Veja na tabela abaixo as obrigações acessórias e em quais regimes tributários a empresa deverá entregá-las:
 

(1) Até 2015, a obrigatoriedade da entrega da ECF não se aplicava às pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, não tenham sido obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições. Porém, desde 2016, todas as entidades passaram a ser obrigadas a entregar a ECF, independentemente do porte.

Obrigações para indústrias

As indústrias ou as empresas equiparadas a estas, devem cumprir com as obrigações ou normas legais descritas na tabela abaixo:

* Observar a legislação do estado onde se localiza a indústria, sobre esta obrigação.

Quais são as obrigações acessórias de empresas no Lucro Real?
 

As empresas optantes pelo Lucro Real estão obrigadas ao cumprimento das seguintes declarações acessórias mensais e anuais:
 

Obrigações acessórias mensais
 

DES – Declaração Eletrônica de Serviços: é uma declaração municipal as empresas prestadoras de serviço devem entregar à Receita. A Declaração Eletrônica de Serviços é utilizada para declarar ao fisco o total de serviços prestados no mês.
 

GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS: é uma declaração de competência estadual relativa às operações que se enquadram no regime de substituição tributária do ICMS.
 

SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços: é uma obrigação estadual aos contribuintes sujeitos ao recolhimento do ICMS e que utilizam o Processamento Eletrônico de Dados (PED) para a emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de Livros Fiscais, bem como os usuários de equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Os contribuintes substitutos tributários, independentemente de serem usuários de PED, também devem apresentar o arquivo eletrônico. Com a implantação da EFD ICMS/IPI, o SINTEGRAvem caindo em desuso. Verifique se o seu estado obriga o seu envio.
 

EFD ICMS/IPI – Escrituração Contábil Digital: trata-se de uma obrigação acessória estadual que compõe o Sistema Publico de Escrituração Digital (SPED) e substitui a escrituração dos seguintes livros em papel: Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do IPI, Registro de Apuração do ICMS, Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP e o de Controle de Produção e Estoque (este a partir de janeiro/2017, conforme Ajuste SINIEF 13/2015). O envio desta declaração dispensa o contribuinte da entrega dos arquivos SINTEGRA, exceto em casos de regime especial (verifique e confirme as condições no seu estado).
 

DCTF – Declaração de Débitos Tributários Federais: declaração de competência da União, que contém informações relacionadas aos impostos federais, tais como IRPJ, IRRF, IPI, CSLL e outros.
 

EFD Contribuições: obrigação federal que compõe o SPED, a ser enviada pelas empresas na escrituração da contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, bem como para a escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, incidente nos setores de comércio, serviços e industrias, no auferimento de receitas referentes aos CNAE, atividades, serviços e produtos (NCM) nela relacionados.
 

SEFIP/GFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: é uma declaração enviada por meio magnético, que contem informações trabalhistas, previdenciárias e relativas ao FGTS, obrigatória a todas as empresas, mesmo que ela não tenha funcionário registrado.
 

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: é uma declaração eletrônica para informar admissões e demissões de empregados registrados sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). É utilizada, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais.

Prazos das obrigações acessórias anuais
 

ECD – Escrituração Contábil Digital: trata-se de uma obrigação federal que compõe o Sistema Publico de Escrituração Digital – SPED e que tem por objetivo a substituição da escrituração via papel pela escrituração transmitida por via digital dos seguintes livros:
 

I – Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II – Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
 

ECF – Escrituração Contábil Fiscal: declaração de competência federal que substituiu a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) a partir do ano-calendário 2014. Tal declaração visa informar todas as operações que influenciem a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
 

DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte: é uma declaração que tem como objetivo informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil sobre as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa. A DIRF é uma obrigação tributária devida por todas as pessoas jurídicas. Ela deve informar o valor do Imposto de Renda e/ou Contribuições na fonte, rendimentos pagos ou que foram creditados para seus beneficiários; residentes ou domiciliados no exterior o pagamento de crédito, entrega, emprego ou remessa, mesmo que não haja retenção do imposto, incluindo os casos de alíquota zero ou isenções.
 

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais: através do envio dessa declaração, o governo pode ter controle sobre a atividade trabalhista no país, bem como identificar o trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP, dentre outros.
 

DIRPF – Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física: é fundamental analisar a obrigatoriedade de envio da declaração de imposto de renda de pessoa física do ano para verificar se os sócios da empresa se enquadram nela. Caso se enquadrem, a declaração de imposto de renda pessoal dos sócios também deve ser realizada.

Quais são as obrigações acessórias de empresas optantes pelo Lucro Presumido? 

As empresas optantes pelo Lucro Presumido estão obrigadas ao cumprimento das mesmas declarações acessórias mensais e anuais daquelas optantes pelo Lucro Real, exceto o Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur).

Principais obrigações fiscais e tributárias acessórias das Pessoas Jurídicas em geral

As obrigações fiscais e tributárias acessórias são declarações que as empresas devem prestar para diferentes instâncias de governo sobre receita, atividades econômicas, impostos apurados, questões trabalhistas e previdenciárias. Cada uma delas deve ser entregue em um prazo diferente, que pode ser mensal e até anuais. Conheça as principais.

DCTF – é a Declaração de Débitos e Créditos Tributáveis Federais, que mostra informações sobre impostos federais, como o IRPJ, IRRF, IPI, CSLL, Pis-Pasep e outros tributos. Devem ser informados os débitos federais e os meios de pagamento ou compensação.

• Prazo de entrega – até o 15º dia útil do 2º mês seguinte ao mês de ocorrência dos fatos geradores;
• Quem é obrigado a apresentar – pessoas jurídicas de direito privado em geral, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas, as excluídas do Simples Nacional, as inativas e as que não tenham débitos a declarar;
• Certificado digital – é obrigatório usar para fazer a declaração.

DCTFWeb – é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, para informar débito de contribuições previdenciárias e de contribuições destinadas a terceiros. A declaração substitui a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).

• Prazo de entrega – a DCTFWeb mensal deve ser entregue todo mês até o 15º dia útil do 2º mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores. A DCTFWeb anual, até o dia 20 de dezembro para prestar informações sobre o 13º salário. Já a DCTFWeb diária é relativa à receita de espetáculo desportivo e deve ser enviada até o segundo dia útil após a realização dele.
• Quem é obrigado a apresentar – a partir de julho de 2021, será obrigatória para a maior parte dos contribuintes que usam o eSocial.
• Certificado digital – é obrigatório usar para fazer a declaração.

DIRF – é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.

• Prazo de entrega – último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente àquele no qual o rendimento tiver sido pago ou creditado;
• Quem é obrigado a apresentar – quem pagou ou creditou rendimentos que tenham sofrido retenção do Imposto de Renda, mesmo que em um único mês;
• Certificado digital – as pessoas jurídicas, inclusive as de direito público, são obrigadas a usar para fazer a declaração. Já as empresas do Simples Nacional não precisam.

DEFIS – é a Declaração de informações Socioeconômicas e Fiscais, que eram prestadas antes na Declaração Anual do Simples Nacional (DASN).

• Prazo de entrega – 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional;
• Quem é obrigado a apresentar – todas as Pessoas Jurídicas enquadradas no Simples são obrigadas a enviar, mesmo que estejam inativas;
• Certificado digital – é necessário certificado digital.

ECD – é a Escrituração Contábil Digital, que é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e tem por finalidade substituir a escrituração em papel. Ela corresponde à obrigação de transmitir no meio digital o Livro Diários e seus auxiliares, bem como o Livro Razão e seus auxiliares e também o Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos neles.

• Prazo de entrega – se a PJ estiver em situação normal ou em situação especial ocorrida de janeiro a abril (extinção, cisão parcial ou total, bem como fusão ou incorporação), é no último dia útil de maio do ano-calendário. E se a situação especial ocorreu a partir de maio, o prazo de entrega é no último dia útil seguinte ao evento;
• Quem é obrigado a apresentar – PJs tributadas pelo lucro real e pelo lucro presumido, PJs imunes e isentas cuja receita foi igual ou superior a R$ 48 milhões no ano-calendário, MEs ou EPPs que receberam aporte de capital de Investidor Anjo (independentemente do regime de tributação, inclusive se for do Simples);
• Certificado digital – é obrigatório usar em todas as transmissões de informações no Sped.

ECF – é a Escrituração Contábil Fiscal, que também é parte integrante do Sped e substituiu a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), reunindo informações referentes à apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

• Prazo de entrega – até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira;
• Quem é obrigado a apresentar – PJs tributadas pelo lucro real, lucro presumido e lucro arbitrado, além das PJs imunes e isentas. PJs optantes do Simples Nacional estão dispensadas;
• Certificado digital – é obrigatório usar em todas as transmissões de informações no Sped.

DeSTDA – é a Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação, que reúne informações de resultados da apuração de ICMS.

• Prazo de entrega – até o dia 28 do mês subsequente ao encerramento do período de apuração;
• Quem é obrigado a apresentar – PJs optantes do Simples Nacional, exceto Microempreendedor Individual (MEI) e estabelecimentos impedidos de recolher o ICMS pelo Simples Nacional em virtude de a empresa ter ultrapassado o sublimite estadual;
• Certificado digital – é obrigatório usar.

EFD-Contribuições – é a Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita, que também integra o Sped. Nela, deve ser declarado faturamento mensal, incluindo venda de bens e serviços e demais receitas e informações pertencentes a apuração do Programa de Integridade Social e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS/Pasep), Contribuição para a Seguridade Social (Cofins) e Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

• Prazo de entrega – até o dia 10º dia útil do segundo mês subsequente ao encerramento do período de apuração;
• Quem é obrigado a apresentar – PJs que declaram lucro real ou presumido. Entre outras, estão dispensadas as ME e as EPP do Simples Nacional, MEI, PJs imunes e isentas de IRPJ e PJs inativas desde o início do ano-calendário;
• Certificado digital – é obrigatório usar.

EFD-ICMS/IPI – é a Escrituração Fiscal Digital, que também faz parte do Sped, onde são informadas as transações comerciais, o que permite calcular ICMS e ou IPI a serem pagos conforme estabelecido por lei.

• Prazo de entrega – é definido pelas administrações tributárias estaduais;
• Quem é obrigado a apresentar – contribuintes do ICMS e/ou IPI. Estão dispensadas as ME e as EPP do Simples Nacional e MEI;
• Certificado digital – é obrigatório usar.

EFD-Reinf – é a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, que também integra o Sped, para informar rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda e contribuição social em complemento ao eSocial. Como o objeto é a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda e contribuição social (exceto as relacionadas ao trabalho e informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas), substituirá o módulo da EFD-Contribuições.

• Prazo de entrega – é sempre no dia 15 do mês subsequente. Empresa sem movimento deve entregar anualmente em janeiro;
• Quem é obrigado a apresentar – empresas de lucro presumido e lucro real. As empresas do Simples Nacional tornam-se obrigadas a entregar a partir de maio de 2021 e os entes públicos, a partir de abril de 2022;
• Certificado digital – é obrigatório usar.

eSocial – é o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, que também faz parte do Sped e agregou a ele a parte trabalhista, previdenciária e fiscal sobre a folha de pagamento. Ele substitui algumas obrigações acessórias, por exemplo: o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED); e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), que já não precisa mais ser entregue pelas empresas do 1º e 2º grupos, sendo que as do 3º grupo só entregarão até o que diz respeito ao ano base de 2021.

• Prazo de entrega – as informações a serem emitidas foram divididas em eventos, que devem ser enviados em diferentes prazos. Como as informações de pagamento de salários, gratificações, comissões e horas extras, por exemplo, que são mensais;
• Quem é obrigado a apresentar – todas as Pessoas Jurídicas, inclusive do Simples e MEI;
• Certificado digital – é obrigatório usar.

Certificado digital ajuda a cumprir obrigações fiscais e tributárias acessórias

O certificado digital é uma ferramenta importante para qualquer tipo de Pessoa Jurídica ou equiparada, pois garante mais agilidade, evita burocracia e auxilia na gestão do negócio. E dependendo das características da empresa, é uma ferramenta obrigatória para cumprir todas as obrigações fiscais e tributárias com órgãos do governo. O certificado digital garante o acesso a vários serviços online e traz uma série de vantagens, tais como:

Acesso seguro a sistemas eletrônicos – o certificado digital comprova a sua identidade para que você possa acessar e realizar ações em ambientes digitais que tenham informações confidenciais, o que aumenta a segurança e reduz o risco de fraudes. Um exemplo é a Plataforma e-CAC, o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal, onde é possível consultar dados sobre a situação fiscal do CNPJ, emitir relatórios e consultar processos digitais.

Assinatura digital de documentos – o certificado digital permite assinar digitalmente à distância e com validade jurídica documentos eletrônicos a qualquer momento, como contratos. O que ajuda você a economizar tempo e a não ter que se deslocar.

Redução de custos – como o certificado digital permite que você assine documentos eletrônicos com validade jurídica, não é necessário gastos com reconhecimento de firma em cartório e impressão de documentos. O que também economiza papel e tinta.

Acesso a leilões eletrônicos – quem tem um certificado digital pode participar de leilões organizados pela Receita Federal com mercadorias apreendidas pela Polícia Federal ou abandonadas.

Tipos de certificados digitais para Pessoas Jurídicas

e-CNPJ – é o certificado digital para pessoas jurídicas ligado ao CNPJ da empresa e que é atribuído ao representante legal da empresa. Além de preservar a segurança das transações eletrônicas, o certificado digital e-CNPJ permite acessar sites com informações confidenciais, como o da Receita Federal e o eSocial, além de assinar documentos eletrônicos com valor legal. Veja como adquirir um certificado digital e-CNPJ.

e-Simples – é a identidade digital de Pessoa Jurídica que optou pelo Simples Nacional. Com o certificado digital e-Simples, é possível gerar assinaturas digitais com validade jurídica que garantem proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, inclusive para o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias com governo. Veja como adquirir um certificado digital e-Simples.

e-MEI – é a identidade digital para micro empreendedores individuais. O certificado digital e-MEI agiliza o fluxo de tramitações com a Receita Federal, permite assinar com validade jurídica documentos digitais e acessar serviços online do governo, diminuindo a burocracia e proporcionando mais agilidade e segurança para os processos. Veja como adquirir um certificado digital e-MEI.

NF-e – O certificado digital NF-e identifica a empresa para os órgãos públicos, como a Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado ou do município, para a emissão de notas fiscais eletrônicas e também para outras ações relacionadas à contabilidade. Veja como adquirir um certificado digital NF-e.

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Conclusão

O planejamento tributário é uma estratégia fundamental para ajudar as empresas no envio das obrigações acessórias. Ao reduzir a carga tributária, eliminar riscos de autuações e melhorar a organização financeira, as empresas podem simplificar e otimizar o processo de envio das obrigações acessórias. Além disso, o planejamento tributário contribui para o crescimento da empresa, fortalece sua reputação e facilita a tomada de decisões estratégicas. Portanto, é essencial que as empresas invistam em um planejamento tributário adequado, garantindo a conformidade legal e maximizando seus recursos financeiros.

Espero que essas informações sejam úteis para você! Se tiver mais alguma dúvida, estou à disposição para ajudar