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Departamento Fiscal ou Setor Fiscal: O que é, o que faz e qual sua importância

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O Setor fiscal é uma das áreas essenciais para a continuidade das operações de uma empresa. Independentemente do segmento de atuação ou do porte da companhia, todas as pessoas jurídicas brasileiras precisam lidar com inúmeras exigências legais relacionadas a tributos, obrigações acessórias e diversas mudanças na legislação sobre o tema.

Apesar de ter as suas atividades muito relacionadas apenas ao cumprimento de obrigações legais e realização de atividades de alto grau burocrático, a verdade é que o departamento fiscal pode ter um papel de protagonista para o sucesso de uma empresa – seja garantindo o cumprimento de todas as obrigações legais, reduzindo custos ou gerando informações úteis para a gestão empresarial.

Neste artigo você vai compreender melhor quais são as principais rotinas do departamento fiscal e como cada uma elas se relaciona com as atividades da empresa como um todo.

O que faz o setor fiscal em uma empresa?

O departamento fiscal de uma empresa desempenha um papel fundamental na gestão financeira e tributária. É responsável por garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações fiscais, além de cuidar de todas as obrigações tributárias.

Entender todas as funções desempenhadas pelo departamento fiscal é muito importante para compreender a sua importância dentro de uma organização. Em Resumo:

  • Recebimento e escrita fiscal – que é a rotina de receber e escriturar todas as notas fiscais que passam pela empresa;
  • Conferência de toda documentação fiscal;
  • Lançamentos fiscais de entradas e saídas;
  • Emissão de notas fiscais de devolução, remessa para conserto e industrialização;
  • Atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação fiscal e tributária;
  • Apuração de tributos;
  • Análise dos dados cadastrais dos fornecedores junto ao Fisco;
  • Auxílio na determinação de classificação Fiscal de novos produtos comercializados;
  • Entrega de obrigações acessórias, como as Escriturações Fiscais e Contábeis Digitais (EFD e ECD).

Registro e controle de documentos fiscais

Uma das principais funções do departamento fiscal é o registro e controle de todos os documentos fiscais da empresa. Isso inclui notas fiscais de compra e venda, guias de pagamento de impostos, comprovantes de recolhimento de tributos, entre outros. É essencial que todos esses documentos sejam organizados e mantidos em conformidade com as normas fiscais, pois eles servem como base para a apuração dos impostos devidos e também para eventuais fiscalizações.

Além disso, o departamento fiscal também precisa garantir que os documentos fiscais sejam arquivados corretamente e estejam disponíveis para consulta quando necessário. A organização adequada desses documentos facilita a gestão financeira da empresa, permitindo a análise de dados e informações relevantes para tomada de decisões estratégicas.

Apuração e pagamento de impostos

Outra função importante do departamento fiscal é a apuração e pagamento de impostos. Com base nos documentos fiscais registrados, o departamento é responsável por calcular os impostos devidos pela empresa, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ).

Além do cálculo dos impostos, o departamento fiscal também é responsável por realizar o pagamento desses impostos dentro dos prazos estabelecidos pela legislação. O não cumprimento dos prazos pode resultar em multas e juros, impactando negativamente a saúde financeira da empresa. Portanto, é fundamental que o departamento fiscal esteja atento aos prazos e tenha uma boa gestão de pagamentos para evitar problemas futuros.

Atendimento às obrigações acessórias

As obrigações acessórias são todas as declarações e informações que a empresa deve fornecer aos órgãos fiscais. O departamento fiscal é responsável por garantir que todas essas obrigações sejam cumpridas de forma correta e dentro dos prazos estabelecidos. Isso inclui o envio de declarações como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

O não cumprimento dessas obrigações pode gerar penalidades e problemas legais para a empresa, como autuações fiscais e até mesmo suspensão das atividades. Portanto, é essencial que o departamento fiscal esteja atualizado com as legislações vigentes e tenha um bom sistema de controle para garantir o cumprimento das obrigações acessórias.

O setor fiscal é responsável por garantir que todas essas obrigações sejam cumpridas de forma correta e dentro dos prazos estabelecidos. Isso inclui o envio de declarações como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

O não cumprimento dessas obrigações pode gerar penalidades e problemas legais para a empresa, como autuações fiscais e até mesmo suspensão das atividades. Portanto, é essencial que o setor fiscal esteja atualizado com as legislações vigentes e tenha um bom sistema de controle para garantir o cumprimento das obrigações acessórias.

Para as pessoas que não lidam diretamente com o departamento fiscal, é muito comum ter a ideia de que os profissionais desse setor passam o dia inteiro apenas lançando notas fiscais e calculando impostos. Entretanto, essas atividades manuais ocupam cada vez menos tempo nas rotinas desses profissionais, que também exercem uma importante função estratégica.

Apuração e pagamento de impostos

Outra rotina importante do setor fiscal é a apuração e pagamento de impostos. Com base nos documentos fiscais registrados, o departamento é responsável por calcular os impostos devidos pela empresa, como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ).

Além do cálculo dos impostos, o setor fiscal também é responsável por realizar o pagamento desses impostos dentro dos prazos estabelecidos pela legislação. O não cumprimento dos prazos pode resultar em multas e juros, impactando negativamente a saúde financeira da empresa. Portanto, é fundamental que o setor fiscal esteja atento aos prazos e tenha uma boa gestão de pagamentos para evitar problemas futuros.

Controle de créditos fiscais

Outra rotina importante do setor fiscal é o controle de créditos fiscais. Através desse controle, o departamento fiscal busca identificar e utilizar os créditos fiscais a que a empresa tem direito, como o crédito de ICMS sobre compras de insumos ou o crédito de IPI sobre a aquisição de máquinas e equipamentos.

O controle adequado dos créditos fiscais pode trazer benefícios financeiros para a empresa, reduzindo o valor dos impostos a serem pagos ou até mesmo gerando créditos a serem ressarcidos. Portanto, é fundamental que o setor fiscal esteja atento às legislações vigentes e tenha um bom sistema de controle para aproveitar ao máximo os créditos fiscais disponíveis.

Emissão de guias de pagamento

O setor fiscal também é responsável pela emissão de guias de pagamento dos impostos devidos pela empresa. Essas guias são emitidas com base nos cálculos realizados pelo setor fiscal e devem ser pagas dentro dos prazos estabelecidos pela legislação.

A emissão correta das guias de pagamento é fundamental para evitar problemas futuros, como multas e juros por atraso no pagamento dos impostos. Portanto, é importante que o setor fiscal tenha uma boa gestão de pagamentos e esteja atento aos prazos estabelecidos, garantindo o cumprimento das obrigações fiscais da empresa.

Gestão de contingências fiscais

Por fim, o setor fiscal também é responsável pela gestão de contingências fiscais. Isso envolve a análise e o acompanhamento de possíveis riscos fiscais que a empresa possa enfrentar, como autuações fiscais, questionamentos sobre a interpretação da legislação tributária, entre outros.

Uma boa gestão de contingências fiscais permite que a empresa esteja preparada para lidar com essas situações, minimizando os impactos negativos e evitando prejuízos financeiros. Portanto, é fundamental que o setor fiscal tenha uma equipe qualificada e atualizada com as constantes mudanças na legislação tributária, além de contar com sistemas e processos eficientes para o controle e a gestão das contingências fiscais.

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Departamento Fiscal

E qual é a importância do departamento fiscal para uma organização empresarial?

Como você pode deduzir com base nas funções exercidas pelo departamento fiscal, esse setor possui uma grande importância para uma organização continuar operando tranquilamente. Para reforçar o papel do departamento fiscal, analisemos os principais benefícios da atividade desempenhada pela área fiscal:

  • Cumprimento de todas as obrigações fiscais em dia, criando uma boa relação com o Fisco e reduzindo os problemas com a fiscalização, que podem gerar multas pesadas;
  • Aproveitamento de benefícios fiscais que podem ser responsáveis por reduzir os custos operacionais de uma empresa e impactar positivamente nos resultados financeiros;
  • Geração de informações úteis que podem ser aproveitadas pelo gestor da empresa na tomada de decisão;
  • Agilidade nos processos internos e garantia da circulação das mercadorias vendidas pela empresa;
  • Otimização e previsibilidade do fluxo de caixa em relação aos compromissos fiscais que geram custos, como o pagamento de impostos, taxas e contribuições.
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Departamento fiscal rotinas diárias

O departamento fiscal de uma empresa desempenha um papel fundamental na gestão financeira e tributária. É responsável por garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações fiscais, além de cuidar de todas as obrigações tributárias. Neste post, vamos discutir sete rotinas essenciais desse departamento e sua importância para o sucesso de uma organização empresarial.

1 – Gestão de Notas Fiscais

Começando pelo básico, é função do departamento fiscal fazer a gestão das notas fiscais.

Essa gestão compreende as NFs de saída e de entrada, bem como aquelas de devolução e de remessa para conserto.

Sempre que houver alguma transação comercial, é fundamental que haja uma nota fiscal para comprovar a compra e venda, pois toda essa documentação deverá ser enviada à Receita Federal quando solicitado.

2 – Recebimento e escrita fiscal

É bastante comum de observar empresas que simplesmente recebem as mercadorias de seus fornecedores sem confirmar se a nota fiscal que lhes foi entregue é válida ou foi cancelada.

Depois que a mercadoria é recebida, esse tipo de erro na NF geralmente só é percebido na hora de declarar o SPED Fiscal. Dessa forma, isso pode acabar gerando multas por parte da Receita Federal, além de retrabalhos para buscar as informações que foram perdidas.

Nesse sentido, faz parte das rotinas do departamento fiscal receber e escriturar todas as NFs que chegam até a empresa.

Os profissionais desse setor acessam o portal da Secretaria da Fazenda para verificar se as informações contidas na nota fiscal são válidas.

3 – Conferência de toda a documentação fiscal;

Também cabe a este departamento fazer a conferência de toda a documentação fiscal.

Quando a NF chega à empresa junto com a mercadoria, é possível que haja certas incongruências relacionadas aos tributos na escrituração.

Os quatro casos mais comuns de divergência de informações envolvem:

  • o Código de Situação Tributária;
  • a origem de mercadoria;
  • a alíquota dos impostos;
  • a Nomenclatura Comum do Mercosul.

Para evitar que isso aconteça, faz parte da rotina do departamento fiscal assegurar que a NF esteja devidamente preenchida e validada de acordo com a Receita Federal.

5 – Apuração de tributos

Outra atividade que faz parte da rotina do departamento fiscal é a apuração dos tributos.

Cabe a este setor apurar todos os impostos que incidem sobre as atividades da empresa a fim de verificar se está tudo de acordo com a legislação vigente.

Alguns dos principais impostos são:

  • IRPJ – Imposto de Renda para Pessoa Jurídica;
  • ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
  • IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados;
  • ISS – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
  • INSS – Instituto Nacional do Seguro Social;
  • PIS – Programa de Integração Social;
  • COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social.

6 – Auxílio na classificação fiscal de novos produtos

Se a sua empresa importa ou exporta produtos, é fundamental estar atento à classificação fiscal dessas mercadorias.

Isso porque cada produto que entra ou sai do país possui um código de NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul – e é taxado de maneira diferente ao entrar ou sair do Brasil.

Essa classificação pelo código NCM serve para determinar as alíquotas de importação ou exportação dos produtos.

Assim, caso você queira comprar ou vender ou lançar um novo produto, o departamento fiscal tem como rotina auxiliar a empresa nessa classificação fiscal.

7 – Cumprimento das obrigações tributárias acessórias

Outro aspecto da rotina do departamento fiscal envolve o cumprimento das obrigações tributárias acessórias.

Tratam-se de informações comprobatórias sobre o recolhimento de impostos. Por exemplo:

  • EFD – Escrituração Fiscal Digital;
  • ECD – Escrituração Contábil Digital;
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • DASN – Declaração Anual do Simples Nacional;
  • DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais;
  • DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte.

8 – Envio de demonstrações contábeis

O envio das demonstrações contábeis para a Receita Federal também está dentro das rotinas do departamento fiscal.

Exemplos de demonstrações:

  • DLPA – Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados;
  • DRE – Demonstração do Resultado do Exercício;
  • DMPL – Demonstração das Mutações Relativas ao Patrimônio Líquido.

9 – Registro e controle de documentos fiscais

Uma das principais rotinas do setor fiscal é o registro e controle de todos os documentos fiscais da empresa. Isso inclui notas fiscais de compra e venda, guias de pagamento de impostos, comprovantes de recolhimento de tributos, entre outros. É essencial que todos esses documentos sejam organizados e mantidos em conformidade com as normas fiscais, pois eles servem como base para a apuração dos impostos devidos e também para eventuais fiscalizações.

Além disso, o setor fiscal também precisa garantir que os documentos fiscais sejam arquivados corretamente e estejam disponíveis para consulta quando necessário. A organização adequada desses documentos facilita a gestão financeira da empresa, permitindo a análise de dados e informações relevantes para tomada de decisões estratégicas.

Gostou de saber um pouco mais sobre as rotinas de um departamento fiscal? Como você pôde perceber, este é um setor de extrema importância para uma empresa e, por isso, precisa ser gerenciado com bastante competência.

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